Selektivt förfarande – tvåstegsupphandling i offentlig upphandling
Det selektiva förfarandet enligt 33 § i upphandlingslagen är en tvåstegsform av upphandling. Till skillnad från det öppna förfarandet, där vem som helst kan lämna anbud, får i det selektiva förfarandet endast de företag som den upphandlande enheten särskilt har valt lämna det egentliga anbudet.
Upphandlande enheter använder vanligtvis det selektiva förfarandet vid omfattande, komplexa upphandlingar eller sådana som kräver särskild sakkunskap. Syftet är att begränsa antalet anbudsgivare till en hanterbar nivå, så att hanteringen av tiotals tunga anbud inte tar oproportionerligt mycket tid. Ur anbudsgivarens synvinkel kräver processens två steg noggrann uppmärksamhet på tidpunkter och på att presentera sina egna meriter.
1. Hur framskrider processen?
Eftersom förfarandet är uppdelat i två delar måste anbudsgivaren förstå syftet med båda skedena.
Steg 1: Anbudsansökan och val av anbudssökande
Processen inleds med att en upphandlingsannons publiceras. I det här skedet lämnar företagen ännu inte in något egentligt anbud, någon lösningsbeskrivning eller något pris. I stället lämnar företagen in en anbudsansökan.
Anbudsansökan fokuserar enbart på företagets lämplighet. Den upphandlande enheten bedömer företagens ekonomiska ställning, tidigare referenser och sakkunskap (ofta med hjälp av ESPD-blanketten). Utifrån objektiva kriterier som angetts på förhand väljer enheten bland de sökande ut de anbudssökande som går vidare. Lagen förutsätter att ett tillräckligt antal anbudssökande väljs för att säkerställa verklig konkurrens – vid EU-upphandlingar vanligtvis minst fem, om det finns tillräckligt många lämpliga sökande.
Steg 2: Det egentliga anbudsskedet
Endast de anbudssökande som den upphandlande enheten valt går vidare till det andra steget. Den egentliga anbudsförfrågan skickas enbart till dem (om inte alla handlingar redan publicerats i det första skedet).
I det här skedet utarbetar de utvalda företagen ett bindande anbud. Precis som i det öppna förfarandet är ett inlämnat anbud slutligt även i det selektiva förfarandet. Valet görs utifrån de angivna jämförelsegrunderna – vanligtvis lägsta pris eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
2. Viktiga punkter för anbudsgivaren
De två stegen förändrar anbudsstrategin jämfört med en upphandling i ett steg. Följande bör beaktas när man deltar i ett selektivt förfarande:
- Referenserna är avgörande: Eftersom det första skedet är rent utslagsgivande måste företaget kunna visa sin förmåga omedelbart. Om anbudsansökan kräver ett visst antal motsvarande tidigare leveranser måste dessa uppfylla kraven exakt för att företaget ska nå anbudsskedet.
- Att kombinera resurser i tid: Om företagets egna referenser eller ekonomiska resurser inte räcker för att klara det första urvalet måste anbud som grupp (konsortium) eller åberopande av underleverantörers kapacitet planeras noggrant redan innan anbudsansökan lämnas in.
- Förfarandet är ingen förhandling: Det är viktigt att skilja det selektiva förfarandet från det förhandlade förfarandet. Även om det selektiva förfarandet har två steg förhandlas inte de anbud som lämnas i det andra steget. Ett inlämnat anbud måste helt motsvara villkoren i anbudsförfrågan och kan inte ändras väsentligt i efterhand.
Det selektiva förfarandet kräver uthållighet av anbudsgivaren. I det första skedet säkerställs företagets tillförlitlighet och förmåga att klara uppdraget, och först i det andra skedet konkurrerar man med den egentliga lösningen och priset. Framgång förutsätter noggranna och väl tajmade förberedelser i båda skedena.
Vanliga frågor
Hur skiljer sig det selektiva förfarandet från det öppna?
Det selektiva förfarandet (33 §) har två steg: först lämnar företagen in en anbudsansökan där endast lämpligheten bedöms, och först de anbudssökande som den upphandlande enheten valt bjuds in att lämna det egentliga anbudet.
Hur många anbudssökande väljs till anbudsskedet?
Vid EU-upphandlingar i regel minst fem, om det finns tillräckligt många lämpliga sökande. Valet görs med objektiva kriterier som angetts på förhand.
Vad avgör i det första skedet?
Enbart företagets lämplighet: ekonomisk ställning, referenser och sakkunskap (ofta med ESPD-blanketten). Om de egna resurserna inte räcker kan de kompletteras med en underleverantör vars kapacitet man åberopar – men det måste göras redan i ansökningsskedet.