Konkurrenspräglad dialog – att bygga lösningen tillsammans med köparen
Den konkurrenspräglade dialogen enligt 35 och 36 § i upphandlingslagen är reserverad för de allra mest komplexa och krävande offentliga upphandlingarna. Den används typiskt när den upphandlande enheten har ett tydligt behov eller affärsproblem men inte på förhand kan definiera med vilka tekniska, ekonomiska eller juridiska lösningar behovet bäst tillgodoses.
Även om förfarandets namn påminner om det vanliga förhandlade förfarandet är logiken en annan. I det förhandlade förfarandet vet köparen i stort sett vad den vill ha, och förhandlingarna finslipar detaljerna i genomförandet. I en konkurrenspräglad dialog för köparen och de utvalda anbudsgivarna i stället en fördjupad dialog för att hitta och definiera själva lösningen innan några egentliga anbud lämnas. Det gör förfarandet särskilt vanligt vid till exempel omfattande programvaruförnyelser på organisationsnivå och krävande IT-integrationer.
1. Hur framskrider processen?
Den konkurrenspräglade dialogen är en lång och iterativ process som delas in i fyra huvudskeden:
- Anbudsansökan och val av anbudssökande: Den upphandlande enheten publicerar en upphandlingsannons och en kompletterande beskrivning där upphandlingens mål och behov anges. Företagen lämnar in sina anbudsansökningar. Enheten bedömer de sökandes lämplighet och väljer de anbudssökande som går vidare (lagen förutsätter i regel minst tre sökande vid EU-upphandlingar).
- Dialogskedet: Den upphandlande enheten inleder en dialog med de utvalda anbudssökandena. Syftet med skedet är att kartlägga olika alternativ och hitta de lösningar som bäst motsvarar köparens behov. Dialogen kan föras i flera på varandra följande omgångar, och under den preciseras lösningsmodellerna.
- Att avsluta dialogen och anbudsförfrågan: När den upphandlande enheten utifrån dialogen har kunnat identifiera den lösning eller de lösningar som motsvarar dess behov avslutar den dialogen. Därefter utarbetar köparen den slutliga anbudsförfrågan, som bygger på de tekniska eller kommersiella villkor som definierats under dialogen.
- Slutliga anbud och val: De återstående anbudsgivarna lämnar sina slutliga anbud utifrån den utarbetade anbudsförfrågan. I detta skede görs inga väsentliga ändringar i anbudens innehåll eller villkor. Vinnaren väljs alltid utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
2. Viktiga punkter för anbudsgivaren
Ur det anbudsgivande företagets synvinkel är den konkurrenspräglade dialogen en ovanlig möjlighet att verka i en genuin expertroll. Att delta kräver dock strategisk eftertanke:
- Att hantera resurserna: Dialogskedet är ofta långvarigt och binder betydande tid av företagets experter, såsom lösningsarkitekter eller tjänstedesigner. Anbudsgivaren måste kunna avsätta tillräckligt med resurser för månader av problemlösning redan innan något egentligt prisanbud ens har lämnats.
- Lösningsförsäljningen framhävs: Eftersom köparen inte har låst de tekniska lösningarna på förhand kan anbudsgivaren visa hela bredden av sin sakkunskap. Ett framgångsrikt företag hjälper den upphandlande enheten att förstå varför en viss arkitektur eller ett visst genomförandesätt bäst tjänar helheten och är mest förnuftigt sett till livscykelkostnaderna.
- Skydd för innovationer och affärshemligheter: Lagen tryggar anbudsgivarens rättigheter under dialogen. Den upphandlande enheten får inte avslöja konfidentiella uppgifter eller tekniska innovationer som en anbudsgivare presenterat för de övriga deltagarna utan den anbudsgivarens uttryckliga samtycke. Du kan alltså tryggt presentera konkurrensfördelarna i din lösning utan att befara att de överförs som sådana till en konkurrent.
- Det slutliga anbudet är bindande: Även om processen till en början är mycket samtalsinriktad är det slutliga anbud som lämnas efter att dialogen avslutats bindande. Det ska exakt motsvara de krav köparen låst, och de priser och villkor som anges då är slutliga.
Den konkurrenspräglade dialogen är ett tungt verktyg, men för en expertorganisation är den ofta den bästa möjliga upphandlingsformen. Den flyttar tyngdpunkten från enbart prisjämförelse till kvalitet, problemlösning och genuint samarbete.
Vanliga frågor
Hur skiljer sig en konkurrenspräglad dialog från det vanliga förhandlade förfarandet?
I det förhandlade förfarandet vet köparen i stort sett vad den vill ha och förhandlingarna finslipar genomförandet. I en konkurrenspräglad dialog (35–36 §) söks och definieras själva lösningen under dialogskedet tillsammans med anbudsgivarna, före de egentliga anbuden.
När används en konkurrenspräglad dialog?
Vid de allra mest komplexa upphandlingarna, där köparen inte på förhand kan definiera lösningen – typiskt vid omfattande programvaruförnyelser på organisationsnivå och krävande IT-integrationer.
Hur väljs vinnaren?
Alltid utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet. De slutliga anbuden lämnas mot en anbudsförfrågan som utarbetats utifrån dialogen, och inga väsentliga ändringar görs i dem därefter.