Förhandlat förfarande – en upphandlingsform som kräver dialog
Det förhandlade förfarandet enligt upphandlingslagen (34 §) skiljer sig betydligt från det öppna och det selektiva förfarandet, eftersom det möjliggör växelverkan och ändring av anbud under upphandlingsprocessen. Eftersom förfarandet är administrativt tungt och kräver mycket resurser av båda parter används det inte vid rutinupphandlingar; lagen ställer särskilda villkor för dess användning.
För anbudsgivaren erbjuder det förhandlade förfarandet en ovanlig möjlighet att lyfta fram styrkorna i sin lösning och föra en genuin dialog med beställaren innan det slutliga priset och lösningen låses.
1. När används det förhandlade förfarandet?
En upphandlande enhet kan inte välja det förhandlade förfarandet fritt. Det kan användas huvudsakligen när föremålet för upphandlingen är komplext och kräver anpassning.
Typiska användningsområden är:
- Omfattande och komplexa IT- och programvaruupphandlingar där ingen färdig "hyllprodukt" finns direkt tillgänglig.
- Upphandlingar som innehåller projektering eller innovativa lösningar.
- Situationer där de tekniska specifikationerna inte kan definieras tillräckligt exakt på förhand.
2. Det förhandlade förfarandets skeden
Processen kombinerar det selektiva förfarandets urvalsskede med ett förhandlingsskede som nytt element. I stora drag framskrider processen i fyra steg:
- Anbudsansökan och urval: Den upphandlande enheten publicerar en upphandlingsannons. Företagen lämnar in en anbudsansökan där de visar sin ekonomiska och tekniska lämplighet (till exempel referenser). Enheten väljer de anbudssökande som går vidare (vanligtvis minst tre).
- Preliminärt anbud: De utvalda anbudssökandena får en anbudsförfrågan och lämnar utifrån den sitt första, preliminära anbud. Det utgör grunden för förhandlingarna.
- Förhandlingsskedet: Den upphandlande enheten förhandlar med anbudsgivarna i syfte att anpassa anbuden till beställarens behov. Flera förhandlingsomgångar är möjliga, och de kan gälla till exempel tekniska lösningar, genomförandesätt eller avtalsvillkor.
- Slutligt anbud och val: När förhandlingarna har avslutats begär den upphandlande enheten slutliga anbud av de återstående anbudsgivarna. Dessa förhandlas inte längre. Vinnaren väljs enligt de på förhand angivna jämförelsegrunderna.
3. Viktiga punkter för anbudsgivaren
Även om det förhandlade förfarandet är flexibelt är det inte en helt fri förhandlingsprocess. Anbudsgivaren bör hålla följande spelregler i minnet:
- Minimikraven förhandlas inte: Den upphandlande enheten ställer vissa minimikrav och jämförelsegrunder i anbudsförfrågan. Från dessa kan man inte göra avsteg under förhandlingarna. Lösningen måste alltid uppfylla dessa grundförutsättningar.
- Likabehandling och affärshemligheter: Den upphandlande enheten ska behandla alla anbudsgivare likvärdigt i förhandlingarna. Lagen skyddar anbudsgivarens affärshemligheter: enheten får inte avslöja en teknisk lösning eller innovation som en anbudsgivare föreslagit för de övriga anbudsgivarna utan uttryckligt samtycke.
- Det preliminära anbudets betydelse: Även om det är ett preliminärt anbud måste det hålla tillräcklig kvalitet. Den upphandlande enheten kan förbehålla sig rätten att fatta upphandlingsbeslut direkt utifrån de preliminära anbuden utan förhandlingar, om detta har nämnts i upphandlingsannonsen.
- Att reservera resurser: Förhandlade förfaranden är ofta långa och kräver betydligt mer expertresurser av det anbudsgivande företaget (till exempel workshoppar och möten) än enstegsupphandlingar. Detta är värt att beakta när man planerar säljarnas och experternas tidsanvändning.
Vanliga frågor
När kan det förhandlade förfarandet användas?
När föremålet för upphandlingen är komplext, kräver anpassning eller de tekniska specifikationerna inte kan definieras tillräckligt exakt på förhand (34 §) – typiskt vid omfattande IT- och programvaruupphandlingar och i projekt som innehåller projektering.
Vad kan man inte göra avsteg från i förhandlingarna?
Minimikraven och jämförelsegrunderna förhandlas inte. Den erbjudna lösningen måste alltid uppfylla anbudsförfrågans grundförutsättningar.
Hur framskrider det förhandlade förfarandet?
I fyra skeden: anbudsansökan och urval (vanligtvis minst tre anbudssökande), preliminärt anbud, förhandlingsomgångar och slutliga anbud som inte längre förhandlas.