ESPD-dokumentet i offentlig upphandling – anbudsgivarens guide till att intyga lämplighet

Det gemensamma europeiska upphandlingsdokumentet, ESPD (European Single Procurement Document), är en central del av anbudsprocessen i offentlig upphandling. Dokumentet enligt 87 § i upphandlingslagen är en försäkran om att det anbudsgivande företaget uppfyller de lämplighetskrav som den upphandlande enheten ställt och att ingen obligatorisk eller prövningsbaserad uteslutningsgrund gäller företaget.

Dokumentets syfte är att lätta anbudsgivarnas administrativa börda. I anbudsskedet visas lämpligheten med ESPD-blanketten, och de egentliga myndighetsintygen kontrolleras i regel först hos upphandlingens vinnare innan upphandlingsavtalet undertecknas.

I den här artikeln behandlas ESPD-blankettens struktur och de viktigaste sakerna att beakta ur anbudsgivarens synvinkel.

ESPD-blankettens struktur och centrala delar

Blanketten består av flera delar; de viktigaste för anbudsgivaren gäller företagets bakgrund, underleverantörer och lämplighetskraven.

Del II: Företagets uppgifter, underleverantörer och grupperingar

Denna del samlar grunduppgifterna om det anbudsgivande företaget och eventuella partner. Det är viktigt att skilja mellan två former av underleverans:

• Underleverantörer vars kapacitet åberopas: Om anbudsgivaren använder ett annat företags referenser eller ekonomiska resurser för att uppfylla anbudsförfrågans lämplighetskrav är det fråga om en underleverantör vars kapacitet åberopas. Då ska den underleverantören fylla i en egen, separat ESPD-blankett som bifogas anbudet.
• Vanliga underleverantörer: Underleverantörer vars resurser inte åberopas för att uppfylla lämplighetskraven är vanliga underleverantörer. Av dem krävs i regel ingen egen ESPD-blankett, om inte den upphandlande enheten uttryckligen har krävt det i anbudsförfrågan.

Del III: Uteslutningsgrunder

I denna del försäkrar anbudsgivaren att varken företaget eller dess ledande personer omfattas av uteslutningsgrunderna i upphandlingslagen, såsom skatteskulder, ekonomiska brott eller miljöbrott.

• Skatteskuld: Om företaget har en skatteskuld för vilken en officiell och iakttagen betalningsuppgörelse har gjorts med Skatteförvaltningen utesluts företaget inte automatiskt. Då anges uppgifterna om uppgörelsen på blanketten.
• Att återupprätta tillförlitligheten (self-cleaning): Om företaget har tidigare överträdelser i bakgrunden möjliggör upphandlingslagen (82 §) att tillförlitligheten visas genom korrigerande åtgärder. På blanketten kan man då beskriva de åtgärder med vilka företaget har förhindrat att liknande fel upprepas och återupprättat sin tillförlitlighet för den upphandlande enhetens bedömning.

Del IV: Urvalskriterier (lämplighet)

I denna del bekräftas att företaget uppfyller de ekonomiska och tekniska minimikrav som den upphandlande enheten ställt, såsom den omsättning och de referenser som krävs.

De upphandlande enheterna använder ofta den så kallade "alfafrågan" (punkt a: "Samlat intygande för alla urvalskriterier"). Om enheten har tillåtit detta alternativ behöver anbudsgivaren inte fylla i hela delen i detalj. Ett jakande svar på den frågan räcker som försäkran om att alla lämplighetskrav i anbudsförfrågan uppfylls.

Arbetssätt för att hantera ESPD-blanketten effektivt

Att hantera ESPD-blanketten är en tydlig administrativ process; följande rutiner gör den smidigare:

• En försäkran, inte en bilaga: ESPD är en preliminär försäkran. Separata intyg, såsom handelsregisterutdrag eller intyg över skatteskuld, bifogas inte anbudet om inte anbudsförfrågan undantagsvis kräver det.
• Återanvändning av uppgifter: De flesta elektroniska upphandlingssystem för offentlig upphandling (till exempel Cloudia eller Tarjouspalvelu) sparar tidigare inmatade ESPD-svar. Anbudsgivaren kan använda dessa uppgifter i kommande upphandlingar, förutsatt att uppgifternas riktighet och aktualitet kontrolleras innan anbudet lämnas in.
• Att lämna anbud som gruppering: Om anbudet lämnas som en arbetsgemenskap mellan flera företag ska varje företag i grupperingen fylla i och lämna in en egen, fullständig ESPD-blankett.

Vanliga frågor

Vad är ESPD-blanketten?

Det gemensamma europeiska upphandlingsdokumentet (87 §) är anbudsgivarens försäkran om att företaget uppfyller lämplighetskraven och att inga uteslutningsgrunder gäller. De officiella intygen kontrolleras i regel först hos upphandlingens vinnare före avtalet.

Behöver en underleverantör en egen ESPD-blankett?

En underleverantör vars referenser eller resurser anbudsgivaren åberopar fyller alltid i en egen, separat ESPD-blankett. Av en vanlig underleverantör krävs det i regel inte, om inte den upphandlande enheten har krävt det i anbudsförfrågan.

Hindrar en skatteskuld deltagande i en upphandling?

Inte automatiskt. Om en officiell och iakttagen betalningsuppgörelse har gjorts med Skatteförvaltningen anger företaget uppgifterna om uppgörelsen på blanketten och utesluts inte enbart på grund av skulden.

• Uteslutningsgrunder i offentlig upphandling – bedömning av anbudsgivarens bakgrund och tillförlitlighet
• Referenskrav i offentlig upphandling – att visa anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet
• Underleverantörer i offentlig upphandling – rättigheter, skyldigheter och anbudsgivarens riskhantering
• Alla guider →