Att ändra avtalet under avtalsperioden (136 §) – B2G-säljarens guide till merförsäljning utan ny upphandling
När den offentliga anbudstävlingen är vunnen och avtalet undertecknat möter många expert- och programvarusäljare B2G-marknadens stelhet: kunden skulle vilja köpa nya funktioner, utvidga tjänsten eller skaffa mer utbildning, men köparen är rädd för en ny upphandling.
I regel får ett offentligt upphandlingsavtal inte ändras väsentligt under avtalsperioden utan ett nytt upphandlingsförfarande. 136 § i upphandlingslagen innehåller dock en uttömmande förteckning över undantag som möjliggör flexibilitet och, ur säljarens synvinkel, merförsäljning under avtalsperioden.
Ett anbudsgivande företag behöver känna dessa mekanismer för att aktivt kunna hjälpa sin kund att göra tilläggsköp lagligt. Här är de viktigaste vägarna till merförsäljning som lagen möjliggör.
1. Ändringar av ringa värde (de minimis-regeln)
Det enklaste och administrativt lättaste sättet att sälja tilläggstjänster är att utnyttja lagens regel om ändringar av ringa värde.
Ett upphandlingsavtal kan ändras utan ny upphandling om ändringens värde samtidigt understiger två gränsvärden:
- Ändringens värde understiger EU:s tröskelvärde.
- Vid varu- och tjänsteupphandlingar är ändringens värde under 10 procent av det ursprungliga avtalets värde (under 15 % vid byggentreprenader).
Det betyder att om du har sålt en programvaruhelhet för 500 000 euro kan du under avtalsperioden sälja kunden anpassningar, tillägg eller expertarbete för upp till 49 999 euro utan tunga motiveringar, så länge det ursprungliga avtalets karaktär inte ändras.
2. Optioner och avtalsvillkor – att bygga in merförsäljningen på förhand
Det mest professionella sättet att trygga merförsäljningen är att ordna saken redan före den ursprungliga anbudstävlingen. Lagen tillåter avtalsändringar och tilläggsköp om de tydligt meddelats redan i de ursprungliga anbudshandlingarna.
Detta är ett typiskt scenario inom programvaru- och expertförsäljning:
- Optioner: Anbudsförfrågan innehåller optioner med vilka köparen senare kan utvidga systemet med nya moduler eller lägga till experttimmar till ett bestämt pris.
- Villkor för prisändring: Avtalet innehåller ett tydligt villkor (t.ex. indexering) som gör det möjligt att justera priserna under avtalsperioden.
Anbudsgivarens strategiska uppgift är att påverka kunden i marknadsdialogen så att den upphandlande enheten inser att bygga in tillräckliga optioner i anbudsförfrågan för framtida behov (t.ex. teknikens utveckling eller uppdateringar som lagändringar kräver).
3. Nödvändiga tilläggsleveranser och teknisk inlåsning
En annan betydande väg till merförsäljning gäller situationer där kunden är tvungen att köpa mer men ett leverantörsbyte i praktiken är omöjligt.
Enligt lagen kan den ursprungliga leverantören göra tilläggsleveranser om ett leverantörsbyte:
- Är omöjligt av ekonomiska eller tekniska skäl (t.ex. kompatibilitet med befintlig utrustning, gränssnitt eller programvara med sluten källkod).
- Skulle orsaka den upphandlande enheten betydande olägenhet eller avsevärd överlappning av kostnader.
Villkor: Värdet av de tilläggsleveranser som görs på denna grund får inte överstiga 50 procent av det ursprungliga avtalets värde.
Inom programvaruförsäljning är detta en klassisk situation: när kärnsystemet en gång installerats och integrerats i kundens infrastruktur skulle en upphandling av en ny funktion hos en utomstående aktör orsaka massiva kompatibilitetsproblem och integrationskostnader. Då kan säljaren lagligt erbjuda utvidgningen som en tilläggsleverans till det ursprungliga avtalet.
4. Förbudet mot väsentliga ändringar – var går gränsen?
Även om lagen erbjuder flexibilitet måste säljaren också förstå när en ändring går för långt och blir en olaglig direktupphandling.
En ändring betraktas som väsentlig (och därmed olaglig) om:
- Ändringen utvidgar avtalet betydligt till tjänster eller produkter som den ursprungliga upphandlingen inte omfattade (du kan inte sälja ekonomiförvaltningsprogram inom ett avtal om ett HR-system).
- Ändringen förskjuter avtalets ekonomiska balans till leverantörens fördel på ett sätt som inte fanns i det ursprungliga avtalet (till exempel att risker överförs på beställaren eller en omotiverad kraftig höjning av enhetspriserna).
- Ändringen av villkoren i den ursprungliga anbudstävlingen skulle ha gjort det möjligt för andra anbudsgivare att delta eller för ett annat anbud att väljas.
Sammanfattning för säljaren
När du känner reglerna i 136 § kan du fungera som rådgivare åt kunden, inte bara som säljare. När kunden tvekar att beställa en tilläggstjänst av rädsla för en upphandling kan en kunnig B2G-säljare analysera situationen och föreslå rätt juridisk grund – de minimis-regeln eller en nödvändig tilläggsleverans till följd av teknisk kompatibilitet – så att affären kan slutföras administrativt lätt och helt enligt lagens bokstav.
Vanliga frågor
Får ett offentligt upphandlingsavtal ändras under avtalsperioden?
Väsentliga ändringar får inte göras utan ett nytt upphandlingsförfarande. 136 § i upphandlingslagen innehåller dock en uttömmande förteckning över undantag som gör ändringar och tilläggsköp lagliga.
Vad är de minimis-regeln vid avtalsändringar?
Ändringen är tillåten utan ny upphandling om dess värde understiger EU:s tröskelvärde OCH vid varu- och tjänsteupphandlingar är under 10 % (under 15 % vid byggentreprenader) av det ursprungliga avtalets värde – och avtalets karaktär inte ändras.
Hur säkerställs möjligheten till merförsäljning på förhand?
Genom att bygga in optioner och villkor för prisändring redan i de ursprungliga anbudshandlingarna. Anbudsgivaren bör påverka detta i marknadsdialogen före upphandlingen.